Cara Membuat Undangan Digital di WhatsApp [Panduan Praktis 2026]

Terakhir diperbarui: 19 Juli 2026

Sebanyak 66% undangan pernikahan saat ini dikirim dalam bentuk undangan digital, bukan lagi kertas tradisional. Pergeseran ini menunjukkan bahwa masyarakat kini lebih memilih cara yang praktis, hemat biaya, dan ramah lingkungan. Selain efisien, undangan digital juga mudah dibagikan hanya melalui aplikasi pesan populer seperti WhatsApp.

Baca Juga: Inspirasi Tema Undangan Digital Minimalis untuk Berbagai Acara

Artikel ini akan membahas cara membuat undangan digital di WhatsApp secara lengkap, mulai dari pembuatan hingga cara pengirimannya. Untuk hasil yang lebih profesional, Anda juga bisa memakai layanan undangan digital profesional Sannubari.

Apakah Bisa Membuat Undangan Digital di WhatsApp?

Saat ini, Anda tidak perlu lagi repot mencetak dan membagikan undangan secara manual, karena semuanya bisa dilakukan secara digital. Salah satu cara paling praktis yang bisa Anda gunakan adalah memanfaatkan WhatsApp.

Terdapat beberapa cara membuat undangan digital di WhatsApp, yaitu.

1. Undangan Teks Sederhana

Jenis undangan teks sederhana ini paling cocok digunakan untuk acara yang bersifat non-formal atau pribadi, seperti arisan, ulang tahun, reuni, kumpul keluarga, atau kegiatan kecil di lingkungan kerja. Formatnya yang ringkas dan mudah dikirim menjadikannya pilihan praktis untuk acara yang tidak membutuhkan tampilan visual khusus.

Baca Juga: 35 Contoh Kata-kata Undangan Pernikahan via WA yang Menarik!

• Buka aplikasi WhatsApp. Pastikan Anda sudah berada di ruang chat dengan orang atau grup yang akan diundang.
• Tulis informasi acara secara lengkap. Cantumkan detail penting seperti nama acara, tanggal, waktu, lokasi, dan keterangan tambahan seperti dress code atau agenda singkat.
• Gunakan format teks yang rapi. Anda bisa menebalkan bagian penting seperti: Tanggal: Sabtu, 12 Oktober 2026, agar pesan mudah dibaca.
• Tambahkan penutup yang sopan. Akhiri pesan dengan kalimat ajakan, seperti “Kami sangat menantikan kehadiranmu”.
• Kirim pesan undangan. Periksa kembali isi pesan sebelum dikirim, lalu kirim ke kontak atau grup yang Anda tuju.

Namun, metode ini kurang sesuai untuk acara resmi seperti pernikahan, seminar, atau peluncuran produk, karena tampilannya cenderung terlalu sederhana dan tidak cukup mewakili kesan profesional maupun formalitas acara tersebut.

2. Undangan Melalui Fitur “Acara”

Fitur “Acara” di WhatsApp paling tepat digunakan untuk kegiatan yang melibatkan anggota dalam satu grup tertentu, seperti rapat komunitas, pertemuan tim kerja, kegiatan sekolah, atau acara organisasi. Melalui fitur ini, informasi dapat dibagikan secara langsung dan interaktif kepada semua anggota grup.

• Buka grup WhatsApp. Pastikan Anda berada di grup tempat acara akan diumumkan.
• Tekan ikon lampiran (klip kertas). Ikon ini biasanya terletak di bagian bawah kolom pesan.
• Pilih menu “Acara” atau “Event”. Fitur ini berfungsi untuk membuat undangan acara langsung di dalam grup.
• Isi detail acara dengan lengkap. Masukkan nama kegiatan, tanggal, waktu, lokasi, dan deskripsi singkat agar semua anggota grup memahami tujuan acara.
• Periksa kembali data yang dimasukkan. Pastikan tidak ada kesalahan informasi sebelum dibagikan ke grup.
• Kirim undangan acara. Setelah dikirim, semua anggota grup dapat melihat detail acara, memberikan respons, dan menandai kehadiran langsung di WhatsApp.

Cara ini tidak terlalu cocok untuk acara berskala besar yang memerlukan undangan personal atau tautan khusus bagi setiap penerima, seperti pernikahan, gala dinner, atau acara resmi lainnya yang menuntut kesan lebih eksklusif dan profesional.

Cara Membuat Undangan Digital di WhatsApp Secara Lengkap

Meskipun fitur teks sederhana dan fitur “Acara” di WhatsApp bisa digunakan untuk membuat undangan digital, keduanya belum tentu cocok untuk semua jenis acara, terutama jika Anda ingin hasil yang lebih menarik atau profesional.

Untungnya, WhatsApp tetap menyediakan berbagai cara praktis untuk membuat undangan digital, baik berupa gambar, video, file, maupun tautan website. Anda bisa memilih metode pengiriman yang paling sesuai dengan format undangan dan jumlah tamu yang ingin dijangkau.

Beberapa cara membuat undangan digital di WhatsApp yaitu sebagai berikut.

1. Tentukan Konsep dan Tema

Cara membuat undangan digital di WhatsApp yang pertama adalah menentukan konsep dan tema yang akan digunakan. Tema berperan penting karena menjadi dasar dari seluruh elemen desain, mulai dari warna, tipografi, hingga gaya penyampaian pesan.

Beberapa tema populer yang sering digunakan antara lain minimalis, elegan, rustic, klasik, dan modern. Tema minimalis biasanya menonjolkan tampilan sederhana dengan dominasi warna netral dan elemen yang bersih, sedangkan tema rustic lebih menonjolkan kesan alami dengan tekstur kayu atau daun.

Menentukan tema sejak awal juga membantu Anda menjaga konsistensi desain serta menyesuaikan nuansa undangan dengan karakter acara dan audiens yang akan diundang. Dengan konsep dan tema yang tepat, undangan digital akan terlihat menarik, profesional, dan mampu menggambarkan kepribadian pembuatnya maupun makna acara yang diselenggarakan.

2. Buat Desain Undangan

Setelah Anda menentukan konsep dan tema, langkah berikutnya adalah membuat desain undangan digital yang menarik serta sesuai dengan karakter acara. Secara umum, ada dua cara yang dapat Anda pilih, yaitu:

• Menggunakan Template Online. Jika Anda menginginkan proses yang cepat dan praktis, gunakan platform desain seperti Canva, Invitanku, Greetings Island, atau PosterMyWall. Anda hanya perlu memilih template yang sesuai dengan tema acara, lalu menyesuaikan elemen seperti teks, warna, dan gambar sesuai kebutuhan. Metode ini tidak memerlukan keahlian desain khusus, namun tetap menghasilkan tampilan undangan yang profesional dan siap dibagikan melalui WhatsApp.
• Desain dari Manual. Apabila Anda ingin hasil yang lebih personal dan eksklusif, cobalah membuat desain dari awal menggunakan aplikasi profesional seperti Adobe Express, CorelDRAW, atau Photoshop. Dengan cara ini, Anda memiliki kendali penuh terhadap setiap elemen desain mulai dari tata letak, font, warna, hingga ilustrasi. Metode ini memang memerlukan lebih banyak waktu dan kreativitas, tetapi hasilnya akan lebih unik dan mampu mencerminkan kepribadian serta nuansa acara Anda.

Kedua metode tersebut sama-sama efektif, tergantung pada kebutuhan, waktu yang tersedia, dan tingkat keterampilan desain Anda.

3. Tambahkan Informasi Acara

Agar undangan digital terlihat profesional dan mudah dipahami, pastikan setiap detail acara ditulis dengan jelas. Berikut hal-hal penting yang perlu dicantumkan:

• Nama acara atau nama pasangan sebagai identitas utama undangan.
• Tanggal dan waktu pelaksanaan agar tamu dapat menyesuaikan jadwal mereka.
• Lokasi lengkap acara, sebaiknya disertai tautan Google Maps untuk memudahkan tamu menuju tempat acara.
• Dress code atau tema busana, bila ada aturan berpakaian tertentu.
• Informasi RSVP, baik berupa nomor kontak, pesan WhatsApp, atau tautan konfirmasi kehadiran.

4. Buat Versi Digital

Setelah desain selesai, langkah berikutnya adalah mengonversi hasil undangan menjadi format digital agar mudah dikirim melalui WhatsApp. Ada beberapa format yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan dan gaya acara:

• Gambar (JPG/PNG). Format ini paling sederhana dan praktis. Anda cukup menyimpan desain undangan dalam bentuk gambar, lalu mengirimkannya langsung ke tamu melalui chat atau grup WhatsApp. Gambar beresolusi tinggi tetap terlihat jelas dan elegan di layar ponsel.
• Video (MP4). Jika ingin tampilan yang lebih hidup dan menarik, buat versi video menggunakan aplikasi seperti CapCut atau Canva. Anda bisa menambahkan musik latar, animasi, atau transisi halus agar undangan terasa lebih interaktif.
• Tautan Website Undangan. Untuk hasil yang lebih profesional, buat undangan berbentuk situs web menggunakan platform seperti Menica, Wedew, atau Poply. Format ini biasanya dilengkapi fitur tambahan seperti RSVP online, galeri foto, hingga peta lokasi acara.

5. Kirim Melalui WhatsApp

Jika Anda ingin membagikan undangan digital secara pribadi dan cepat, cara paling sederhana adalah dengan mengirimkannya langsung melalui chat WhatsApp.

• Buka WhatsApp, lalu pilih kontak atau grup tujuan.
• Tekan ikon klip kertas (attachment) jika perlu menambahkan file.
• Jika undangan berbentuk link, cukup salin dan tempelkan link tersebut di kolom pesan.
• Tambahkan pesan singkat sebagai pengantar, seperti ajakan menghadiri acara.
• Tekan kirim untuk membagikan undangan digital.

Mengirim undangan digital juga bisa dilakukan dengan lebih efisien tanpa harus menyalin pesan satu per satu ke setiap penerima, dengan cara berikut.

• Buka Fitur Kirim Undangan. Mulailah dengan membuka halaman pengiriman undangan digital dari platform pilihan Anda. Setiap platform punya link sendiri yang berfungsi khusus untuk proses pengiriman undangan digital ke penerima.
• Masukkan Daftar Tamu. Siapkan daftar nama tamu yang akan diundang menggunakan aplikasi catatan atau Excel agar mudah diatur. Setelah itu, salin dan tempelkan nama-nama tersebut ke kolom daftar tamu pada halaman pengiriman undangan digital.
• Tekan Tombol Buat Daftar Nama Tamu. Setelah semua nama dimasukkan, klik tombol “Generate Nama Tamu” untuk memproses data.
• Kirim ke WhatsApp. Setelah daftar selesai, salin tautan undangan lalu kirimkan ke kontak WhatsApp yang dituju.

Etika Mengirim Undangan Digital Melalui WhatsApp

Saat mengirim undangan digital melalui WhatsApp, penting untuk memperhatikan etika agar pesan Anda tetap diterima dengan baik.

Baca Juga: Undangan Digital Murah Sannubari, Solusi Undangan Menarik!

• Kirim undangan di waktu yang sopan, seperti pagi hingga sore hari, untuk menghindari mengganggu waktu pribadi penerima.
• Gunakan bahasa yang santun dan jelas, sesuaikan gaya penulisan dengan jenis acara yang diadakan.
• Hindari pengiriman massal tanpa personalisasi agar pesan terasa lebih hangat dan menghargai penerima.
• Jangan kirim undangan ke grup yang tidak relevan agar tidak dianggap spam atau mengganggu percakapan lain.
• Pastikan tautan, gambar, atau file undangan berfungsi dengan baik sebelum dikirim agar penerima dapat membukanya tanpa kesulitan.

FAQ Seputar Konten

• Apakah bisa menambahkan RSVP pada undangan WhatsApp? Ya, Anda bisa menambahkan tautan RSVP menggunakan Google Form atau fitur konfirmasi dari platform undangan digital.
• Apakah bisa mengetahui siapa saja yang sudah membuka undangan digital? Bisa, jika Anda menggunakan platform undangan digital yang menyediakan fitur pelacakan atau statistik kunjungan pada tautan undangan.

Apakah membuat undangan digital di WhatsApp benar-benar gratis?

Mengirim undangan lewat WhatsApp tidak dikenai biaya tambahan selain kuota internet biasa. Namun untuk hasil yang rapi dan profesional, banyak pasangan memilih membuat undangan digital terlebih dahulu di Sannubari, lalu menyebarkan tautannya melalui WhatsApp.

Bagaimana cara mengirim undangan WhatsApp ke banyak tamu sekaligus tanpa terkesan broadcast?

Gunakan pesan personal dengan menyebut nama tamu di awal, kirim secara bertahap per kelompok (keluarga, teman, rekan kerja), dan hindari fitur broadcast yang membuat pesan terasa massal. Pendekatan ini menjaga kesan sopan dan personal.

Apakah undangan digital di WhatsApp bisa dilengkapi RSVP dan lokasi maps?

Bisa. Saat menyebar tautan undangan digital melalui WhatsApp, tamu dapat langsung mengakses fitur RSVP, peta lokasi, hingga galeri foto di dalam satu tautan, sehingga tidak perlu mengetik balasan manual.

Kesimpulan

Cara membuat undangan digital di WhatsApp dapat dilakukan dengan mudah dan praktis. Namun, agar hasilnya lebih rapi dan efisien, Anda bisa menggunakan jasa pembuat undangan digital profesional.

Butuh undangan digital profesional yang siap dalam 24 jam? Lihat harga paket Sannubari atau hubungi kami sekarang.